crmsync

CRM Sync File – Hướng dẫn sử dụng và quản trị, bảo vệ thư mục làm việc D:\CRMData.

1. Hướng dẫn dành cho Nhân viên _sl _Người dùng

1.1. Mục đích của ứng dụng

Tự động đồng bộ tài liệu giữa máy cá nhân và máy chủ CRM.
Tự động chụp màn hình (nếu được phép) để hỗ trợ quản lý công việc.
Bảo vệ thư mục làm việc D:\CRMData khỏi việc truy cập trái phép hoặc virus mã hóa.

1.2. Thư mục làm việc D:\CRMData

Thư mục hiển thị trên máy bạn là một shortcut đặc biệt:

Khi app chưa chạy: D:\CRMData là shortcut, không chứa dữ liệu thật.
Khi app đang chạy & đăng nhập CRM thành công: app biến shortcut thành thư mục làm việc thật, bạn có thể mở, sửa, lưu file bình thường.
Khi tắt app hoặc bị tắt trong Task Manager: hệ thống tự động đưa về lại shortcut để bảo vệ dữ liệu.

1.3. Cách khởi động và sử dụng cơ bản

Nhấp đúp chuột vào biểu tượng thư mục D:\CRMData trên máy.
Lần đầu chạy hoặc khi đổi mật khẩu, ứng dụng có thể hiển thị form cấu hình:
- Nhập đúng địa chỉ Web CRM (ví dụ: https://staff.choixanh.net).
- Nhập đúng tên đăng nhập CRM và mật khẩu hiện tại.
- Nhấn Start để bắt đầu.
Sau khi chạy thành công, ứng dụng sẽ thu nhỏ xuống khay hệ thống (góc dưới bên phải, gần đồng hồ).

Từ thời điểm đó, bạn có thể làm việc bình thường trong thư mục D:\CRMData, hệ thống sẽ tự lo việc đồng bộ.

1.4. Menu tại khay hệ thống (tray icon)

Tìm biểu tượng ứng dụng CRM Sync File dưới khay hệ thống, nhấp chuột phải để mở menu:

Mở
Mở lại cửa sổ cấu hình ứng dụng. Dùng khi bạn cần chỉnh lại đường dẫn, tài khoản, mật khẩu…
Sync ngay
Yêu cầu ứng dụng thực hiện đồng bộ ngay lập tức, không chờ tới chu kỳ định kỳ.
Tạm ngưng làm việc
Kích hoạt màn hình bảo vệ (screensaver) theo quy định của công ty, cần nhập đúng mật khẩu CRM để mở lại.
Tạm ngưng chụp màn hình
Tạm dừng chức năng chụp màn hình trong một khoảng thời gian ngắn (ví dụ 15 phút).
Hướng dẫn sử dụng
Mở trang hướng dẫn chi tiết trên website nội bộ.
Thoát
Thoát hoàn toàn ứng dụng. Thư mục D:\CRMData sẽ tự động trở lại trạng thái shortcut được bảo vệ.

1.5. Cách xem lịch sử thao tác và đồng bộ (Log)

Nếu bạn nghi ngờ có thay đổi bất thường, có thể tự kiểm tra log trên chính máy của mình:

Mở thư mục cài đặt app (thường cùng thư mục với CrmSyncFile.exe).
Mở thư mục _Logs.
Mở file theo ngày, ví dụ: sync-YYYYMMDD.log.

Trong file này sẽ có:

[FS] – lịch sử thao tác trên file (tạo, sửa, xóa, đổi tên) trong thư mục làm việc của bạn.
[GUARD_RESTORE] – hệ thống ghi nhận ứng dụng bị tắt đột ngột và đã tự khóa lại thư mục.
Các dòng [SYNC_*], [SCREENSHOT_*], [LOGIN]… để phục vụ cho việc tra cứu khi cần.

1.6. Lưu ý quan trọng cho người dùng

Không tự ý copy/thay đổi cấu trúc thư mục hệ thống mà không có hướng dẫn.
Khi đổi mật khẩu CRM, hãy mở app và cập nhật lại mật khẩu trong cấu hình.
Nếu thấy thư mục D:\CRMData không mở được hoặc không thấy file mới, hãy:
- Kiểm tra app có đang chạy ở khay hệ thống không.
- Nếu không thấy, hãy mở lại bằng cách nhấp đúp shortcut thư mục D:\CRMData.
- Nếu vẫn không được, liên hệ quản trị viên.

2. Hướng dẫn dành cho Quản trị viên

2.1. Cấu hình cơ bản trong config.txt

[crm]
- web_url: URL site staff (ví dụ https://staff.choixanh.net).
- username, password: tài khoản CRM của nhân viên.
[local]
- root: thư mục làm việc local (mặc định D:\CRMData).
[share]
- share_host, share_name: server/file share của phòng ban.
- windows_user, windows_pass: tài khoản Windows dùng để map share (nếu cần).
[sync]
- interval_minutes: chu kỳ đồng bộ.
- threads, ipg_ms: tham số hiệu năng cho robocopy.
- ask_when_server_newer, backup_on_server_default, backup_suffix: xử lý khi file server mới hơn.
[filter]
- include: định dạng file được phép sync ưu tiên.
- exclude: file tạm, log, cache… cần loại trừ.
[ui]
- auto_start: tự khởi động sync khi mở ứng dụng.
- tray_text: text hiển thị trên tray icon.

Khi triển khai hàng loạt, quản trị viên có thể chuẩn hóa config.txt theo phòng ban, rồi copy cùng bộ cài đến từng máy.

2.2. Cơ chế bảo vệ thư mục local

Ứng dụng triển khai bảo vệ theo nguyên tắc:

Khi app không chạy → D:\CRMData là shortcut – không thể truy cập trực tiếp vào dữ liệu thật.
Khi app chạy + login + kết nối share thành công → shortcut được chuyển thành junction tới thư mục thực (ẩn an toàn).
Có một tiến trình guard theo dõi PID chính:
- Nếu app bị tắt đột ngột (End Task, crash…) thì guard sẽ tự động restore shortcut trở lại.

Điều này giúp hạn chế truy cập trái phép và giảm nguy cơ virus mã hóa thẳng vào thư mục đang sync lên server.

2.3. Log và giám sát

Tất cả log được lưu tại thư mục _Logs cạnh file CrmSyncFile.exe. Mỗi ngày một file: sync-YYYYMMDD.log.

[FS] – Lịch sử thao tác file/folder của nhân viên tại thư mục local:
- Action=CREATED, CHANGED, DELETED, RENAMED.
- Path=..., kèm OldPath=... với thao tác rename.
[GUARD_START], [GUARD_RESTORE] – Guard khởi động và thời điểm phát hiện process chính kết thúc, kèm theo việc restore shortcut.
[SYNC_*] – Thông tin chạy robocopy, kết quả sync hai chiều.
[LOGIN], [PERM], [HB_*] – Kết quả login staff, quyền chụp màn hình, heartbeat gia hạn token.
[SCREENSHOT_*] – Lịch sử chụp màn hình, lỗi/đường dẫn file ảnh trên share.

Quản trị viên có thể dùng các log này để:

Đối soát khi nhân viên báo mất file, file bị sửa ngoài ý muốn.
Phát hiện hành vi cố tình tắt ứng dụng để truy cập thư mục trực tiếp.
Hỗ trợ truy vết sự cố bảo mật hoặc lỗi đồng bộ.

2.4. Một số tình huống sự cố thường gặp

Không truy cập được share _sl _báo lỗi kết nối

Kiểm tra lại share_host, share_name (có đúng tên share không).
Kiểm tra user Windows có quyền đọc/ghi share không.
Xem log với các tag [SYNC_START], [SYNC_ROBO], [EnsureShareConnected]...
Kiểm tra xem có kết nối khác tới share với user khác (lỗi 1219) như log đã gợi ý.

Không đăng nhập được CRM _sl _lỗi phân quyền chụp màn hình

Kiểm tra lại web_url: site staff có hoạt động bình thường không.
Kiểm tra username, password trong config.txt đã khớp với CRM chưa.
Xem log [LOGIN], [LOGIN_FAIL], [PERM] để biết chi tiết.
Kiểm tra quyền ChoPhepChupManHinh trong staff.perm.ashx nếu cần.

Nhân viên báo thư mục không mở được _sl _không thấy file mới

Hướng dẫn nhân viên kiểm tra app có đang chạy ở khay hệ thống không.
Nếu app không chạy, yêu cầu nhân viên mở lại bằng cách nhấp đúp shortcut D:\CRMData.
Xem log [GUARD_RESTORE] để biết app có từng bị tắt đột ngột hay không.
Đối chiếu log [FS] để kiểm tra lịch sử thao tác trên file.

2.5. Khuyến nghị khi triển khai rộng

Chuẩn hóa trước config.txt theo từng phòng ban, sau đó mới triển khai hàng loạt.
Kết hợp với chính sách backup định kỳ trên server để bảo vệ dữ liệu 2 lớp (local & server).
Cân nhắc viết thêm tài liệu nhanh (1 trang A4) cho nhân viên về:
- Cách mở app và nhận biết app đang chạy.
- Cách xem log khi cần đối chiếu.
- Cách báo cáo sự cố (kèm log) cho IT.